Facturas con fecha posterior: ¿Es deducible un gasto de 2026 facturado en 2027?

Durante la planeación y ejecución del cierre contable y fiscal, uno de los dolores de cabeza más recurrentes en los departamentos de impuestos es el manejo de los servicios o bienes recibidos en las últimas semanas del ejercicio (año gravable 2026), cuyos proveedores, por razones logísticas o comerciales, terminan expidiendo la factura electrónica de venta en los primeros días del año calendario siguiente (2027).

Ante este escenario, surge un temor frecuente que suele conducir a dudas operativas: ¿se debe rechazar la deducción en el año gravable 2026 por el simple hecho de que el soporte electrónico exhiba una fecha del 2027? ¿O se debe aplazar su reconocimiento fiscal desfigurando la realidad económica del ejercicio?

Sí puede ser deducible en 2026 un costo o gasto correspondiente a un bien vendido o servicio prestado en 2026, aunque la factura electrónica tenga fecha de 2027, siempre que la operación se haya realizado efectivamente en 2026 y se cumplan los demás requisitos de procedencia de la deducción. Para los profesionales de la contabilidad y el aseguramiento, la respuesta obliga a acudir a las reglas de interrelación contable-fiscal, donde el Estatuto Tributario colombiano contempla un mecanismo preciso para salvaguardar la procedencia de la expensa sin vulnerar las exigencias del ecosistema digital.

El devengo fiscal frente al contenedor electrónico

La regla general para los contribuyentes obligados a llevar contabilidad es que los costos y deducciones se realizan fiscalmente cuando se devengan contablemente en el período gravable, siempre que cumplan los demás requisitos del Estatuto Tributario, tal como lo establecen los artículos 59 y 105 del ET. La norma tributaria indica que las expensas procedentes son aquellos costos y gastos que cumplen concurrentemente con las exigencias de causalidad, necesidad y proporcionalidad consagradas en el artículo 107 del Estatuto Tributario (ET).

Bajo este marco técnico y normativo, cuando una compañía incurre de forma real en un costo o gasto dentro del año 2026, debe evaluarse su tratamiento bajo los criterios de devengo y realización fiscal. Es indispensable precisar que existen excepciones fiscales en las que el devengo contable no equivale a deducibilidad inmediata; por ejemplo, el artículo 105 del ET contempla limitaciones específicas para los gastos por provisiones asociadas a obligaciones de monto o fecha inciertos, pasivos laborales no consolidados, o mediciones a valor razonable.

El desfase temporal entre la ocurrencia económica del hecho y la validación digital del documento soporte es solucionado por el ordenamiento tributario mediante una disposición indispensable para el ejercicio profesional, siempre que se trate de operaciones con sujetos obligados a emitir factura.

El amparo técnico del artículo 771-2 (Parágrafo 2)

La incorporación del parágrafo 2 al artículo 771-2 del Estatuto Tributario modificó la rigidez con la que se evaluaba la fecha de los soportes electrónicos. El texto legal dispone lo siguiente de manera taxativa:

«Parágrafo 2. Sin perjuicio de lo establecido en este artículo, los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año o período gravable serán aceptados fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año o período siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o período gravable».

La factura puede tener fecha de 2027 y soportar el costo o deducción correspondiente a 2026 si se acredita que el bien fue vendido o el servicio fue prestado en 2026 y se cumplen los demás requisitos tributarios. Esto no modifica la obligación formal del proveedor de expedir la factura en la oportunidad legalmente prevista. Por lo tanto, no es correcto afirmar que la deducción quede condicionada, por regla general, a que el XML se obtenga antes de la presentación de la declaración de renta. El parágrafo 2 establece una regla sobre la procedencia fiscal del costo o deducción para quien adquiere el bien o servicio, pero no concede al vendedor un plazo adicional para cumplir su obligación formal.

La línea delgada entre el soporte y la realidad sustancial

Una factura expedida en 2027 puede servir como soporte de un costo o deducción correspondiente a 2026, pero su procedencia exige acreditar la realidad de la operación, su realización en 2026, la relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad, y el cumplimiento de los requisitos formales y sustanciales aplicables. Para blindar la deducibilidad, el contador o auditor fiscal debe verificar dos aspectos esenciales:

1. Prueba de la realización o prestación: Debe existir evidencia interna robusta (órdenes de compra, actas de recibo a satisfacción, entradas de almacén o informes de ejecución) que demuestre de forma inequívoca que el bien fue entregado o el servicio fue prestado materialmente a la compañía a más tardar el 31 de diciembre de 2026. La factura electrónica no prueba por sí sola todos los elementos de la deducción.
2. Control en el Libro de Conciliación Fiscal: Aquellas partidas que contablemente queden registradas al cierre del ejercicio, deben cruzar de manera exacta en el control de detalle (Decreto 1998 de 2017) con las facturas electrónicas emitidas en los primeros meses de 2027, garantizando que el valor fiscal declarado coincida con el XML de soporte y las subcuentas de conciliación correspondientes.

Distinción crítica: Factura de venta frente a Documento Soporte (DSNO)

Es fundamental precisar que el análisis anterior varía sustancialmente según la naturaleza del proveedor:

• Proveedores obligados a facturar: El soporte idóneo es la factura electrónica de venta o documento equivalente, donde aplica el parágrafo 2 del artículo 771-2 del ET ante desfases de fechas.
• Proveedores no obligados a expedir factura: El soporte aplicable es el documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente (DSNO). En este escenario, la carga formal de generar y transmitir el documento recae exclusivamente en el adquirente. La doctrina de la DIAN ha precisado que el parágrafo 2 del artículo 771-2 del ET no puede utilizarse para suplir la omisión o extemporaneidad del propio adquirente respecto a la generación del DSNO.

Impacto y análisis de oportunidad en el Impuesto sobre las Ventas (IVA)

Un análisis riguroso impide formular una regla prohibitiva general basándose exclusivamente en la fecha del soporte. De acuerdo con el artículo 496 del Estatuto Tributario, los impuestos descontables en el IVA tienen un término estricto de imputación, pero este se encuentra ligado conceptualmente a la fecha de causación del gravamen y no de manera unánime a la fecha de expedición o contenedor físico de la factura.

Para los responsables que declaran de forma bimestral, el artículo 496 del ET faculta que los impuestos descontables puedan contabilizarse en el período fiscal correspondiente a la fecha de su causación, o en uno de los tres períodos bimestrales inmediatamente siguientes. Para los cuatrimestrales, el límite de contabilización abarca el período de causación o el período cuatrimestral inmediatamente siguiente. El descuento se solicitará formalmente en la declaración del período en el cual se efectuó dicha contabilización.

Por lo tanto, la fecha de enero de 2027 en la factura no determina mecánicamente que el IVA de una transacción de diciembre de 2026 deba diferirse. La conclusión técnica depende de las reglas de causación del artículo 429 del ET según el tipo de operación:

• En la venta de bienes: El IVA se causa en la fecha de emisión de la factura o documento equivalente y, a falta de estos, en el momento de la entrega de la mercancía. Si el bien fue materialmente entregado en diciembre de 2026, el impuesto se entiende causado en dicho período.
• En la prestación de servicios: El gravamen se causa en la fecha de emisión de la factura, en la fecha de terminación del servicio o en la fecha de pago o abono en cuenta, lo que ocurra primero. Si un servicio se ejecutó y finalizó íntegramente en diciembre de 2026, el hecho generador se configuró en dicho mes, independientemente de que el proveedor facture en enero de 2027.

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